Herzlich Willkommen bei Verbesserungskata.de, eine Plattform für den Austausch zwischen all die jenigen die die Kata praktizieren oder diese erlernen wollen. Diese Seite ist nicht für kommerzielle Zwecke gedacht. Sie ist vielmehr dafür da ein neues, modernes Managementsystem bekannt zu machen und zu erklären.

 

Wir sind davon überzeugt dass die Kata oder Routinen im Kern dieses Managementsystems, welches zu einem großen Teil durch Untersuchungen toyota-artiger Handlungsweisen erkannt wurden, uns wesentlich besser helfen können die zukünftigen Herausforderungen unserer Wirtschaft und unseres Planeten zu meistern als es bisherige Managementsysteme getan haben.

 

Da wir ständig lernen, ist diese Seite weder perfekt noch statisch. Jeder Hinweis, jede Idee führt zu Verbesserungen und Optimierungen. Helfen Sie mit indem Sie Kommentare abgeben die uns helfen besser zu helfen. Viel Spaß beim Lesen!

Organisationen werden nie besser sein als Ihre Mitarbeiter

Um im Wettbewerb zu bestehen müssen Organisationen gute Ergebnisse bezüglich Produkt, Kosten, Qualität, Profite usw. liefern. Diese Ergebnisse können nicht direkt, sondern nur indirekt nachhaltig optimiert werden indem die Prozesse die sie zustande bringen, verbessert werden. Verbesserung kann nur am Prozess stattfinden.

 

Verbesserung wiederum setzt Mitarbeiter voraus die fähig sind zukünftige Zustände zu imaginieren und realisieren die es so noch gar nicht gibt und motiviert sind diese Gedanken zu denken und in die Realität umzusetzen. Da Imaginieren vor Realisieren geht, werden Prozesse niemals besser sein als die Menschen die diese entwickeln, betreuen und verbessern sollen.

 

Gute Mitarbeiter sind knapp und können nicht durch Selektionsprozessen allein gewonnen werden, sie sollten entwickelt werden. Dies sollte nicht sporadisch und theoretisch sondern täglich und praxisbezogen sein, weshalb es nur am Arbeitsplatz sinnvoll ist und nur die direkte Führungskraft als idealer Mentor in Frage kommen kann. Mitarbeiterentwicklung – und nicht nur MA-Kontrolle - sollte das Tagesgeschäft guter Führungskräfte sein.

Zwei Managementsysteme, zwei Haltungen

Wahre Innovation setzt das kontinuierliche Entwickeln neuer Fähigkeiten und Lösungen voraus. Hierfür ist eine „explorative“ Haltung notwendig, die Herausforderungen anstrebt und wissenschaftliche, experimentelle Arbeit begünstigt. Mit dieser Haltung wird das eigene Unwissen anerkannt und die Unvorhersehbarkeit wissenschaftlichen Experimentierens als Bedingung für Lernen und Fortschritt verstanden. Mit ihr erwartet man und freut sich sogar auf die Wiederlegung von Hypothesen.

Das zurzeit verbreitete, gängige Managementparadigma setzt dagegen auf Vorhersehbarkeit und Berechenbarkeit, weshalb wir in den meisten Organisationen öfters eine "konservative" Haltung bei Ihren Mitgliedern entwickeln und vorfinden. Diese tendiert leider dazu wahre Innovation im Keim zu ersticken.

 

Diese Unterschiedlichen Haltungen unserer Mitarbeiter führen bei täglichen Verbesserungsaktivitäten zu ganz unterschiedlichen Reaktionen und Argumentationen, wie diese Managerdialoge zeigen.

 

Die Haltungen sind entscheidend für den Erfolg von Verbesserungsaktivitäten und Innovation, weshalb diese ein zentraler Stellhebel für Fortschritt darstellen. Eine „explorative“ Haltung kann entwickelt werden wenn gewisse Erfahrungen regelmäßig und idealerweise positiv erlebt werden, womit eine positive Erwartungshaltung für Verbesserung konditioniert werden kann. Konditionierung setzt die Übung einer Routine wissenschaftlicher Arbeit voraus, die wir Verbesserungskata nennen.

Mit Spaß geht alles besser

Wenn Menschen herausfordernde Aufgaben annehmen und diese mit Hingabe und frei von Angst und Erfolgsdruck ausführen dürfen, entsteht im Idealfall ein mentaler und körperlicher Zustand den Psychologen als Flow oder Tätigkeitsrausch bezeichnen. In diesem Zustand sind Hirn und Körper im Einklang und die kreative Leistung wird maximiert. Wie sich ein Mensch im Flow-Zustand in etwa fühlen könnte verdeutlicht dieses inspirierende Video.

 

Desweiteren bestätigen neue Forschungen was Psychologen schon lange bekannt war: extrinsische Motivation wirkt sich negativ auf die intrinsische Motivation aus, die bei kreativen, innovativen Aufgaben ohnehin fast von allein entsteht. Mehr aktuelle Forschungsergebnisse hierzu zeigt diese interessante Animation.

Mit der Verbesserungskata täglich Wissen schaffen

Die Verbesserungskata ist eine erlernbare, inhaltsneutrale Lernroutine mit der schrittweise und experimentell Etappenziele in Richtung einer Vision angestrebt werden. Die Etappenziele werden Zielzustände genannt und sind detaillierter als einfache Ziele. Da dabei wissenschaftlich gearbeitet wird und die Lösung des Problems nur schrittweise entsteht, kann der Lösungsweg nicht vorhergesagt und geplant werden. Das ist übrigens die Regel bei der Entstehung wahrer Innovationen. Desto neuartiger die Entwicklung, umso ungewisser der Lösungsweg. Das ist auch der Grund weshalb klassisches Projektmanagement für wahre Innovation ungeeignet ist.

Da Lösung und Lösungsweg erst am Ende klar sind, werden gleich zu Beginn Ist-Zustand und Ziel-Zustand sehr detailliert aufgenommen bzw. beschrieben. Dabei sollte jederzeit geachtet werden, dass der Zielzustand lösungsfrei und lösbar ist und die Lösung wirklich unbekannt ist.

 

Erst wenn Ist- und Ziel-Zustand geklärt sind darf mit der Verbesserung mittels PDCA begonnen werden, da sonst die Gefahr besteht Lösungen für Probleme zu entwickeln die gar keine sind oder den Weg des geringsten Widerstandes (meistens teurer und ohne Lerninhalte) zu wählen.

Erst wenn Ziel und Zielzustand klar sind können die Hindernisse erkannt und beseitigt werden die uns aktuell davon abhalten den gewollten Zustand zu erreichen. Wie am Beispiel eines Montageprozesses der Ist- und Ziel-Zustand mittels Prozessanalyse definiert werden können, zeigt das folgende Beispiel.

Dieses Beispiel und die enthaltenen Vorlagen können Sie anschließend sofort als Anleitung für Ihre eigene Prozessanalyse verwenden. Wählen Sie zum Üben am Besten kurzzyklische Prozesse mit Zykluszeiten von ca. 1-2 Min.

Gute Ist- und Ziel-Zustände zu definieren ist nicht einfach und bedarf Übung. Gute Ziel-Zustände sind Meßbar, bestehen lediglich aus Zahlen und beschreiben sehr ausführlich Ergebnis(-Kennzahlen) und Prozess(-Kennzahlen).

 

Ziel-Zustände sollten lösungsfrei und mathematisch schlüssig sein, wie diese Beispiele aus Produktion, Logistik, Management und Einkauf zeigen. Einige Tricks, wie z.B. die ausschließliche Verwendung von Prozess- und Ergebnis-Kennzahlen helfen sicherzustellen, dass keine Lösung zum Ziel erhoben wird.

Die Coaching-Kata als erlernbare Führungsroutine

Damit die Verbesserungskata zu einer Selbstverständlichkeit und zur Gewohnheit werden kann, sollte sie tagtäglich von der Führungskraft gelehrt werden. Dafür gibt es keine schnellere Alternative, wie aktuelle Ergebnisse aus der Hirnforschung bestätigen: nur durch Übung werden Meister gemacht!

 

Damit dies möglichst effizient und systematisch stattfinden kann, gibt es eine zweite Routine: die Coaching-Kata. Mit der Coaching-Kata führt der Coach, idealerweise die direkte Führungskraft, den Mentee zielgerichtet und lösungsfrei. Sie hilft Ihn dabei eigene Lösungen systematisch, experimentell zu entwickeln und konditioniert ihn dazu mit Zuversicht, Selbstvertrauen und Eigenmotivation stetig größere Herausforderungen anzugehen und zu bewältigen.

Damit eine Führungskraft richtig coachen kann, sollte sie selber viel Erfahrung mit der Verbesserungskata gemacht haben. Nur so kann der Coach dem Mentee jede Angst beim Verlassen der Komfortzone Richtung Lernzone nehmen, denn er weiss selber mit welchen Überraschungen und Stolperfallen zu rechnen ist.

 

Wie die Coaching-Kata (im wesentlichen eine Abfolge von Fragen die der Coach als Standard verwenden sollte) in etwa abläuft, sehen Sie in der folgenden Kata-Coaching-Anleitung.

Die gesamte Kata-Coaching-Anleitung inkl. aller notwendigen Formulare für Mentee, Coach und Coach-Coach können Sie hier runterladen, ausdrucken, binden und bei jedem Coaching mit sich führen.

 

Da die Formulare in der Regel schnell verbraucht sind, können Sie sich hier schnell einen Satz Ersatzformulare ausdrucken.

 

Diese Anleitung können Sie bei jedem Coaching als Leitfaden verwenden. Auf Basis dieser Anleitung können Sie dann Ihre eigenen Formulare und Coaching-Fragen weiterentwickeln und für sich optimieren. Viel Spaß dabei!

Probieren Sie die Coaching-Kata mit einer Gruppenübung aus

Coaching ist nicht einfach und bedarf Übung und Erfahrung. Die folgenden Coaching-Gespräche könnten Ihnen ein Gefühl vermitteln wie der Coach bei jedem Gespräch strukturiert versucht seinen Mentee zu verstehen, die Wissensgrenze zu ermitteln und Ihn auf den konkreten nächsten Lernschritt in Richtung eines Zielzustandes zu führen.

 

Diese Beispiele sind dafür gedacht durch Rollenspiele in einer Gruppe (3 bis 6 Personen) zu üben und zu reflektieren. Es ist empfehlenswert diese Übung komplett durchzuführen um das Muster hinter den einzelnen unterschiedlichen Dialogen besser erkennen zu können.

Quick start! Kurze Kata-Coaching-Übung für Jeden und überall

Diese kurze Übung können Sie mit geringem Aufwand vorbereiten und duchführen. Sie ermöglicht Ihnen einen tieferen Einblick in die Routinen der Kata durch eigene Erfahrungen. Sie ist auch besonders gut geeignet und speziell dafür gedacht auch Kinder und Jugendliche früh in Verbindung mit wissenschaftlichem Handeln in Kontakt zu bringen.

In der ersten Spielphase wird eine detaillierte Prozessanalyse am Rechner durchgeführt, in der zweiten Spielphase werden dann iterativ, Richtung Ziel-Zustand gecoacht und Hypothesen getestet.

Zeitaufwand ca. 2 Std. Die Übung ist für 3 Teilnehmer oder Gruppen von 3 Personen gedacht. Viel Spaß!

 

Eine englische Version der Kata Coaching Übung finden Sie hier.

Das richtige Setting um die Verbesserungskata zu lehren

Da die Beherrschung der Kata nur durch Übung erreicht werden kann, ist eine Lernorganisation erforderlich in der alle Rollen klar und alle Aufgaben beschrieben sind. Diese Routinen werden dann in der Führungskaskade täglich geübt und genutzt um Probleme zu lösen, Verbesserungen zielgerichtet durchzuführen und Innovationen zu schaffen.

 

Die 4 Rollen sollten für jeden einzelnen Prozess in der Organisation geklärt und dokumentiert sein. Dies könnte in etwa so aussehen:

 

Die Entwicklung der Prozesse und die Entwicklung des Coaching-Prozesses werden parallel dokumentiert und gemessen. Dafür werden 6 Formulare an einer zentralen bzw. an je einer prozessbezogenen Kennzahlentafel gepflegt und geführt. Produktionsprozesse sollten mehrmals täglich gecoacht werden, der Coachingprozess selbst sollte mindestens einmal täglich besprochen werden.

 

Die Dokumente, die Tafeln und die jeweiligen Verantwortlichen könnten in etwa so aussehen bzw. arbeiten:

Handlungsweise in der "Kata-Erfahrenen" Verbesserungsorganisation

Die Verbesserungskata ist eine inhaltsneutrale Routine um mit der wissenschaftlichen Methode herausfordernde Ziel-Zustände in Richtung einer Vision zu erreichen. Sie gibt keine Lösungen und keine Ziele per se vor. Sie dient lediglich dazu die Motivation und die Fähigkeit wissenschaftlich zu lernen zu entwickeln. Diese Routine sollte am Anfang von jeden Einzelnen intensiv geübt werden um verstanden und verinnerlicht zu werden und um die entsprechende Coaching-Organisation von Grund auf zu entwickeln.

Deshalb liegt am Anfang der Fokus der Kata-Übungen primär auf dem Aufbau der Verbesserungsorganisation und nicht auf die Entwicklung von Unternehmensprozesse und -Ergebnisse. Die Entwicklung einer explorativen, offenen Haltung bei den Mitgliedern der Organisation durch Übung an „Lernbeispielen“ steht so lange im Vordergrund bis die gewünschten Handlungs- und Denkweisen zur Selbstverständlichkeit und Normalität für alle geworden sind und die Organisation „lernbereit“ ist. Mehr über die Funktionsweise von Coaching Lerngruppen erfahren Sie hier. Eine Vorlage einer Themen-Rollen-Matrix für Coaching-Lerngruppen finden Sie hier.

 

Erfahrung und Lernbereitschaft sind Voraussetzungen für den erfolgreichen, systematischen Einsatz der Kata in einer Organisation. Erst wenn diese gegeben sind, kann die Organisation vom „Übungsmodus“ schrittweise auf den „Echtmodus“ übergehen, wodurch die selbstverständlich gewordenen Kata unbewusster genutzt werden können. Dadurch wird es erst möglich die ganze bewusste Aufmerksamkeit auf zunehmend herausfordernde prozess- und ergebniswirksame Ziele zu richten.

Um Zielkonflikte und Lokaloptimierungen zu vermeiden, wird nun die ganzheitliche Entwicklung der Wertströme durch Reduzierung von Durchlaufzeit und Bestände als übergeordnetes System-Ziel angestrebt. Die im Soll-Wertstrom definierten Ziel-Bestände bilden jetzt den Ausgangspunkt für die Konsensbildung und Abstimmung der einzelnen Verbesserungsaktivitäten. Ziel-Bestände und -Durchlaufzeiten sind die Basis um mathematisch schlüssige, numerische Ziele und Ziel-Zustände herzuleiten die in der neuen Kata-Organisation mit System, hoher intrinsischer Motivation und geringsten Reibungsverlusten angestrebt werden können.

Ein Beispiel eines Ziel-Entfaltungs-Prozesses sehen Sie hier.

 

Eine vollständigere Version auf englisch können Sie hier als PDF runterladen und zum studieren ausdrucken.

Führen oder Coachen? Beides!

Wahre Innovation beinhaltet die Entwicklung neuer Fähigkeiten im wissenschaftlichen Sinn, Fähigkeiten die noch keiner besitzt und per Definition auch noch keiner beherrscht. Dass wir an einer wahren Innovation arbeiten, erkennen wir daran dass wir alle folgenden vier Fragen mit „Nein!“ beantworten müssen:

 

  1- Unterstützt die Mehrheit Ihr Vorhaben?

  2- Funktioniert es bereits?

  3- Wissen Sie schon, wie es funktionieren wird?

  4- Können Sie beweisen, dass es funktionieren wird?

 

Wahre Innovation setzt den Umgang mit Ungewissheit und Unberechenbarkeit voraus, was für die meisten von uns bedrohlich klingt und uns und unseren Organisationen deshalb außerordentlich schwer fällt. Da wahre Innovationen nur außerhalb unserer vertrauten Komfortzone entstehen können, erfordern sie eine Haltung mit einem enormen Maß an Selbstvertrauen, Zuversicht, Durchhaltevermögen, Offenheit und Lernbereitschaft, welche in den meisten Fällen erst entwickelt werden müssen. Damit wir diese Haltungen entwickeln können, benötigen wir die richtige Mischung aus Führen und Coachen.

 

Die inhaltsneutrale Verbesserungs-Kata zu lernen und beherrschen setzt regelmäßiges Üben und Fehler machen unter Anleitung eines erfahrenen Coaches voraus. Dieser sollte seinen Mentee befähigen indem er ihm Themen an der Grenze seiner Fähigkeiten bearbeiten lässt und ihm die Lösungsfindung und den Lösungsweg möglichst komplett überlässt. Im Gegenzug sollte er stets für ein vorwurfsfreies Umfeld sorgen in dem der Mentee Freiräume, Rückendeckung und vor allem methodische Unterstützung bekommt um mit der Verbesserungs-Kata wissenschaftlich und experimentell arbeiten zu können.

 

Anders läuft es dagegen mit der Vorgabe von Vision, Ziele und den Fähigkeiten des Mentees angemessene Herausforderungen. Da der Mentee nicht lernen kann was er bereits weiß, sollte der Coach ihm stets herausfordernde Lernaufgaben außerhalb seiner Komfortzone geben. Diese sind keineswegs optional
oder freiwillig, weshalb hier Führung notwendig wird. Da wir hier Vertrauen aufbauen und Ängste abbauen wollen, bleibt die Verantwortung für Erfolg und Misserfolg stets beim Coach, der gleichzeitig bestimmend aber respektvoll und hilfsbereit sein Mentee führen und stets mit gutem Coaching zur Seite stehen
sollte.